Supply Chain Seri 25: Harga Perkiraan Sendiri-Owner’s Estimate (HPS-OE) dalam Supply Chain

Harga Perkiraan Sendiri-Owner's Estimate (HPS-OE) dalam Supply Chain

Tujuan utama dalam Supply Chain adalah bagaimana menyeimbangkan sisi Responsif kepada Pelanggan dan sisi Efektif dalam pengelolaan fungsi fungsi fisik (Pengadaan, Gudang, Produksi, Distribusi) dan sistem pendukung (keuangan, TI , SDM, GA).

Maka dalam pengadaan barang dan jasa sebagai bagian dari fungsi fisik SCM juga punya tanggung jawab melakukan proses yang efektif.

Salah satu peran dalam pegadaan barang jasa adalah membuat keputusan yang tepat dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri/Owner's Estimate (HPS/OE).

perkiraan biaya yang andal sangat penting untuk perencanaan, penganggaran, dan program manajemen yang realistis.

Kenyataannya di lapangan para pelaku penyusun HPS/OE menpunyai keterbatasan Panduan mengenai proses, prosedur, dan praktek untuk memastikan perkiraan biaya yang dapat diandalkan.

Tujuannya panduan HPS/OE ada dua —untuk mengatasi praktik terbaik yang diterima secara umum untuk memastikan perkiraan biaya yang andal (berlaku baik di pemerintahan dan industri dunia) dan untuk menyediakan hubungan terperinci antara perkiraan biaya dan Earned Value Management (EVM).

Kedua elemen tersebut perannya sangat penting karena sebagai petunjuk untuk menetapkan garis dasar yang realistis dan mengelola risiko. Sehingga Panduan Biaya untuk membantu mereka menilai (1) kebijakan estimasi biaya program untuk tujuan anggaran dan pengambilan keputusan, dan (2) program status menggunakan EVM.

Panduan HPS/OE menguraikan langkah-langkah kunci dalam proses estimasi biaya: tujuan, ruang lingkup, dan estimasi estimasi biaya; deskripsi dasar teknis; struktur rincian kerja (Work Breakdown Structure-WBS); aturan dasar dan asumsi; pengumpulan data; metodologi; sensitivitas dan analisis risiko; mendokumentasikan dan menunjukkan hasil; dan memperbarui perkiraan dengan biaya aktual.

Panduan HPS/OE ini juga mencakup informasi tentang EVM; komposisi tim perkiraan biaya yang sesuai; perkiraan biaya perangkat lunak; dan praktik terbaik untuk analisis alternatif.

Selain itu, HPS/OEsebagai panduan audit dan validasi perkiraan biaya. HPS/OE memandu menemukan jebakan yang terkait dengan perkiraan biaya dan EVM bagi anggaran permintaan yang tidak realistis—seperti ketika tidak memperhitungkan risiko dalam pendekatan logistik untuk memperkirakan biaya.

Panduan HPS/OE ini untuk menetapkan metodologi yang konsisten berdasarkan praktik terbaik yang dapat digunakan untuk mengembangkan, mengelola, dan mengevaluasi estimasi biaya program/proyek.

Panduan HPS/OE menyajikan praktik terbaik yang terkait dengan pengembangan perkiraan biaya berkualitas tinggi yang andal dan praktik terbaik yang terkait dengan program manajemen biaya yang efektif menggunakan nilai manajemen yang diperoleh (EVM).

Sebelum HPS/OE menjadi salah satu persyaratan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa terutama dalam kaitannya dengan penetapan pemenang pengadaan barang/jasa, maka yang menjadi 'acuan' ​​adalah barang/jasa yang diperoleh melalui proses ini harus mencerminkan harga yang wajar dan dapat dipertanggung-jawabkan .

Pengertian “Harga yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan” pada dasarnya merupakan rumusan yang abstrak, karena setiap orang terutama pelaku pengadaan dapat memproduksinya dalam berbagai versi, tergantung pada perspektif, pengalaman, dan latar belakang pendidikan serta motivasi masing-masing pihak, sehingga dalam penerapannya sering terjadi perbedaan pendapat, terutama antara pengguna (user) barang/jasa dengan Auditor/aparat pengawasan.

Ada sebagian pihak yang memandang bahwa “harga yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan” adalah harga yang paling murah dari suatu barang/jasa, apapun kualitas barang tersebut.

Namun demikian, tidak sedikit yang berpendapat bahwa “ harga yang Fungsi teknis Pedoman HPS/OEwajar dan dapat dipertanggung jawabkan diartikan sebagai harga “barang/jasa” yang paling efisien dalam konteks pada saat pengadaan dan selama masa operasional/masa hidup (life time) dari barang /jasa tersebut.

Oleh karena itu, perlu dibuat satu tolok ukur dari pengertian “harga wajar dan dapat dipertanggung jawabkan” sehingga setiap pelaku pengadaan mempunyai pola pikir dan acuan yang sama, yang disebut Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owners Estimate (OE).

HPS/OE adalah perkiraan biaya atas kegiatan barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian. Namun demikian, dalam praktiknya, penyusuna HPS bukan suatu hal yang mudah dilakukan, bahkan cenderung menjadi cacat, karena pada dasarnya HPS/OE menjadi tolok ukur sejauh mana effisiensi dan eketifitas dari suatu proses pengadaan barang/jasa dapat dimulai National Estimating Society-USA mendefinisikan
“ Perkiraan biaya” sebagai seni perkiraan (seni perkiraan) kem ngkinan besarnya biaya yang diperlukan dalam suatu kegiatan dengan mendasarkan atas informasi yang tersedia pada saat itu.

Hal ini berarti bahwa dalam menyusun perkiraan biaya perlu dilakukan pengkajian atas biaya kegiatan terdahulu sebagai masukan, serta melihat masa depan, memperhitungkan dan mengadakan perkiraan atas hal-hal yang akan atau mungkin terjadi.

Dalam kaitan ini perkiraan biaya merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan proyek/kegiatan. Pada tingkat pertama digunakan untuk mengetahui besarnya biaya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan/ kegiatan, dan pada tingkat berikutnya (dengan spektrum yang lebih luas, terkait dengan perencanaan dan pengendalian sumber daya yang dimiliki dalam rangka melaksanakan dan mencapai tujuan proyek. Dalam konteks pengadaan barang/

jasa , perkiraan biaya yang dituangkan dalam bentuk HPS/ OE.

Secara teknis, fungsi pedoman HPS/OE dalam pengadaan barang/jasa digunakan sebagai alat untuk :

1) Menilai kewajaran total harga dari penaw ara n yang disam paika n penyedia baran g/jasa besert rinciannya.

2) membatasi nilai penawaran jaminan nilai dari pemasok barang/jasa,

3) membatasi tambahan nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (kurang dari 80 % dari nilai OE). Walaupun demikian tidak berarti dapat dijadikan bahan untuk menggugurkan penawaran jaminan.

4) Acuan bagi penetapan harga satuan timpang ( untuk pelelangan dengan kontrak harga satuan ) di mana salah satu atau lebih komponen/item nilai pekerjaan penawaran harga lebih besar dari 110 % rincian HPS/OE.

5) Patokan dalam hal seluruh penawaran di atas pagu anggaran tersedia.

6) Menjadi bahan dalam penyesuaian harga (eskalasi).

7) Acuan bagi negosiasi harga, apabila pengadaan barang/jasa menggunakan metoda pemilihan langsung/ penunjukkan langsung, serta pengadaan konsultan jasa (dengan metoda apapun).