Supply Chain Seri 24: Peranan Pengelolaan Kontrak dalam Supply Chain

Peranan Pengelolaan Kontrak Dalam Rantai Pasokan
 

Pengelolaan kontrak dalam rantai pasokan merupakan komponen penting untuk memastikan keberhasilan bisnis apapun.
Dengan memiliki proses bertahap dan prosedur yang jelas untuk menegosiasikan dan mengelola kontrak , bisnis dapat mengurangi risiko dan konflik yang muncul di antara para pihak.

Dengan komunikasi dan kolaborasi yang tepat di antara para pemangku kepentingan.
Perusahaan dapat membuat kesepakatan yang saling menguntungkan yang akan membantu menjalankan operasi secara efisien sambil tetap mematuhi peraturan yang terkait di dalamnya.

Manajemen kontrak harus dimanfaatkan sebagai bagian dari rantai pasokan strategis yang komprehensif karena kontrak untuk mengoptimalkan biaya dengan tetap mempertahankan kualitas standar. Tambahannya, Pengelolaan kontrak bernuasa hal hal yang berkaitan dengan masa depan. Dan merupakan aktualisasi dari konsensus para pihak yang memiliki preferensi yang berbeda.

Pengelolaan kontak merupakan “pengamanan yang menggelegar” bagi semua pihak yang terlibat. Artinya dengan kontrak maka proses semakin lebih rapih (lean), cost saving, meningkatkan tingkat kejelasan hubungan lebih baik antara supplier dan buyer dan sebagai proses area improvement.

Dengan kontrak secara praktek, tentu saja kita mampu melakukan proses menegosiasikan, melaksanakan, dan mengelola kontrak. Termasuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko, memaksimalkan peluang, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum.

Sehingga dengan pengelolaan kontrak dapat menciptakan nilai bagi organisasi membantah mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan kinerja.

Proses Pengelolaan Kotrak paling tidak ada empat fase:
1. Tahap sebelum memberikan kontrak: Tahap ini mencakup kegiatan seperti mengidentifikasi calon pemasok, menentukan ruang lingkup pekerjaan, mengembangkan dokumen penawaran, melakukan proses penawaran, dan memberikan kontrak.

2. Fase pelaksanaan kontrak : Fase ini mencakup aktivitas seperti memantau kinerja pemasok, mengelola perubahan kontrak, dan menyelesaikannya.

3. Fase setelah pemberian kotrak: Fase ini mencakup aktivitas seperti melakukan penutupan dan penghentian, pengarsipan dokumen, dan pembelajaran .

4. Fase biaya kontrak : Fase ini mencakup aktivitas seperti memelihara catatan akurat dari semua komunikasi dan tanggung jawab terkait kontrak.


Hal Positif dan Negatif Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak adalah proses membuat, menegosiasikan, melaksanakan, dan menangani kontrak. Ini melibatkan semua aspek kontrak dari awal sampai akhir.

Di sisi positifnya, memiliki sistem manajemen kontrak yang baik dapat menghemat waktu dan uang perusahaan dan dapat membantu menghindari masalah dengan pemasok atau pelanggan . Sisi negatifnya, manajemen kontrak dapat menjadi proses yang memakan waktu dan rumit.

Makanya, penting juga untuk memiliki seseorang di perusahaan yang memiliki pengetahuan tentang hukum untuk mengawasi prosesnya . Sehingga sebagai masukan kapan menerapkan sistem manajemen kontrak atau tidak , perlu mempertimbangkan pro dan kontra dengan hati-hati.
Melakukan kebutuhan dan sumber daya sebelum mengambil keputusan perusahaan.


Perkembangan Masa Depan Pengelolaan Kontrak

Kenyataannya manajemen kontrak telah menjadi bagian yang semakin penting dari rantai pasokan pasokan. Ketika dunia bisnis menjadi lebih mengglobal dan kompleks, maka kontrak sangat strategis peranya dalama mengikuti irama dari proses Supply Chain tadi.

Seiring dengan munculnya teknologi blockchain maka pengelolaan kontrak harus mampu berdaptasi dengan menghilangkan kebutuhan kertas dan mengurangi resiko penipuan.

Bidang lain di mana pengelola kontrak bisa bersinergi yang saaat ini sedang berkembang yaitu di bidang kecerdasan buatan (AI). AI dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi risiko dan peluang dalam kontrak. 

Itu juga dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aspek manajemen kontrak, seperti pembuatan dan analisis dokumen.


Penerapan Pengelolaan Kontrak

Ada berbagai cara untuk menerapkan manajemen kontrak dalam rantai pasokan. Salah satu metode yang umum adalah:

1. Menunjuk seorang manajer kontrak

Tanggung jawabnya adalah mengawasi semua aspek kontrak, mulai dari negosiasi hingga implementasi dan pemantauan kinerja. Leibh ideal lagi manager kontrak mempunya tim yang akan bertanggung jawab untuk mengelola kontrak.

Tim ini harus menyertakan individu yang memiliki pengetahuan tentang rantai suplai dan aspek hukum kontrak. Setelah tim terbentuk, mereka dapat mulai bekerja untuk menegosiasikan dan menyusun kontrak dengan pemasok.

2. Gunakan Perangkat lunak.

Penerapannya adalah proses manajemen kontrak menggunakan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi dan merampingkan proses. Banyak platform perangkat lunak yang menawarkan berbagai fitur dan opsi, sehingga kami dapat memilih mana yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan kebutuhan perusahaan.

Poin penting sebelum menyepakati kontrak apa pun perlu mengetahui barang atau jasa apa yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan, jangka waktu pengiriman, dan spesifikasi lainnya.

Setelah ini dapat mulai menegosiasikan persyaratan dengan pemasok.

Setelah kontrak ditandatangani, penting untuk menangani kinerja pemasok untuk memastikan mereka memenuhi kewajibannya berdasarkan kesepakatan, dengan cara melakukan pengecekan secara berkala tentang kemajuan pemasok, pemeriksaan barang atau jasa yang diterima, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.