Supply Chain Seri 26: Strategi Pengurangan Biaya Pengadaan Barang dan Jasa dalam Supply Chain

Pengadaan biasanya merupakan serangkaian langkah yang memakan waktu dan sangat diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa.

Dengan alasan menjaga kontrol ketat atas transaksi pembelian, fungsi tersebut terkontrol dengan ketat di bawah serangkaian persetujuan manajer dan banyaknya dokumen. Hal ini menghadirkan dua peluang dari perspektif pengurangan biaya.

1. Terdapat biaya yang signifikan terkait dengan proses pengadaan itu sendiri, yang dapat dikurangi melalui penyederhanaan proses.

2. Memperlancar proses pengadaan memberikan staf pembelian lebih banyak waktu buat mereka untuk menganalisis pembelanjaan, sehingga hasilnya cukup signifikan dalam proses pengurangan.

Jadi, dari sisi alur proses pengadaan kita bisa menunjukkan cara mengalihkan banyak transaksi dari proses pengadaan standar dan menyederhanakan sisanya tanpa mengurangi compliance kepada SOP yang ada.

Konsep umum konsolidasi pemasok dan hubungan pemasok juga penting untuk mengurangi biaya pengadaan terendah yang dapat dipertahankan dalam jangka panjang.

Bagian penting dari pengurangan biaya pengadaan adalah manajemen pembelanjaan, yang melibatkan konsolidasi semua informasi pembelian perusahaan ke dalam satu database, menyempurnakan informasi yang disimpan di dalamnya, dan menggabungkannya untuk peluang penghematan biaya.

Juga tidak kalah penting bahwa Analisis Pembelanjaan perlu dilakukan.

Analisis Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasi (MRO) menjadi pertimbangan yang berharga untuk melakukan pemotonga biaya di area di mana terdapat beragam barang yang dibeli, seringkali memiliki volume pembelian yang rendah.


Standar Alur Proses Pengadaan

Transaksi pengadaan pada umumnya melibatkan banyak langkah persetujuan, memakan banyak waktu, dan sering melintasi lini departemen. Faktor-faktor ini mungkin menghasilkan alur dokumen yang paling membingungkan dalam setiap transaksi yang harus ditangani oleh perusahaan.
Maka perlu mereview proses pengadaan artinya proses pengadaan tetap dalm resiko  rendah tetap semakin ramping.


Evaluasi Sistem Penerimaan

Tingkat efisiensi pengadaan yang paling tinggi adalah membayar pemasok berdasarkan catatan produksi. Ini bagian penerimaan yang perlu dievaluasi. Poin kuncinya di sini adalah menghindari peninjauan oleh petugas penerima atas kiriman yang masuk.

Sebaliknya, suku cadang tersebut dipindahkan langsung ke area produksi, untuk segera digunakan. Kemudian jumlah masing-masing part (seperti yang tertera pada bill of material) dikalikan dengan jumlah produk yang diselesaikan hingga sampai pada jumlah total part yang diterima perusahaan dari pemasok.

Total unit ini kemudian dikalikan dengan biaya per unit, sebagaimana tercantum dalam pesanan pembelian, sehingga menghasilkan jumlah total yang harus dibayar kepada pemasok.

Tentu saja, sistem juga harus menyertakan pelaporan barang yang rusak selama produksi, sehingga pemasok juga mendapat bayaran atas barang tersebut.

Penggunaan pembayaran berdasarkan catatan produksi hanya dimungkinkan dalam sistem manufaktur just-in-time (JIT) yang dijalankan dengan baik, karena skema pembayaran tidak akan bekerja kecuali ada faktor-faktor berikut:

- Hanya suku cadang secukupnya yang dikirim untuk memproduksi produk. Jika kelebihan suku cadang dikirimkan, akuntansi tambahan diperlukan untuk menentukan jumlah unit yang harus dibayar kepada pemasok; dalam hal ini, akan lebih mudah untuk menentukannya dari informasi pesanan pembelian dibandingkan dari catatan produksi.

- Produksinya cepat. Jika dibutuhkan banyak waktu untuk memproduksi suatu produk, pemasok harus menunggu terlalu lama untuk pembayaran, karena pembayaran didasarkan pada produk jadi.

- Hanya satu pemasok yang memasok setiap suku cadang. Sangat sulit untuk membayar pemasok jika ada lebih dari satu pemasok suku cadang yang sama. Ketika pembayaran ditentukan berdasarkan suku cadang yang disertakan dalam produk jadi, tidak ada cara untuk mengetahui pemasok mana yang mengirimkan suku cadang yang disertakan.

- Tagihan material sepenuhnya akurat. Jika tidak, pemasok tidak akan dibayar untuk jumlah suku cadang yang dikirimkan dengan benar.

- Perubahan produk minimal. Jika jumlah suku cadang yang digunakan dalam produk terus-menerus berubah karena iterasi desain, hal ini sangat merugikansulit untuk menentukan jumlah suku cadang yang harus dibayar kepada pemasok.

- Pembelian massal tidak diperlukan. Jika pembelian dalam jumlah besar diperlukan untuk barang-barang penting yang hanya dapat diperoleh dalam volume, karena harga, pengemasan, jarak tempuh, dan sebagainya, maka pembelian tersebut harus dibayar melalui cara lain selain catatan produksi, karena mungkin diperlukan waktu sebelum jika tidak, perusahaan akan mengeluarkan pembayaran. (bersambung)