Productivity Series: Seri-7 Biaya-Biaya Kualitas (TQM)

Konsep Biaya Kualitas

Menurut Gerpersz perusahaan-perusahaan kelas dunia menduga biaya kualitas (quality  cost) untuk beberapa alasan berikut;

1. Mengkuantifikasi ukuran dari masalah kualitas dalam "bahasa  uang" guna meningkatkan komunikasi di antara manajer menengah dan manajer puncak.
2. Kesempatan utama untuk mengurangi biaya dapat diidentifikasi.
3. Kesempatan untuk mengurangi ketidakpuasan pelanggan dan  ancaman-ancaman yang berkaitan dengan produk yang dipasarkan  dapat diidentifikasi. Beberapa biaya dari kualitas jelek yang  merupakan hasil dari kegagalan produk setelah penjualan.

Beberapa perusahaan kelas dunia menggunakan ukuran biaya kualitas  sebagai indikator keberhasilan program perbaikan kualitas, yang dapat  dihubungkan dengan ukuran-ukuran lain seperti berikut:
1.      Biaya kualitas dibandingkan dengan nilai penjualan (persentase biaya kualitas total terhadap nilai penjualan). Semakin rendah  nilai ini menunjukkan program perbaikan kualitas semakin  sukses.
2. Biaya kualitas dibandingkan terhadap keuntungan (persentase  biaya kualitas total terhadap nilai keuntungan). Semakin rendah  nilai ini menunjukkan program perbaikan kualitas semakin  sukses.
3. Biaya kualitas dibandingkan dengan harga pokok penjualan (cost of goods sold), diukur berdasarkan persentase biaya kulitas  total terhadap nilai harga pokok penjualan, di mana semakin  rendahnya nilai ini menunjukkan semakin suksesnya program  perbaikan kulitas.


Pandangan terhadap Biaya Kualitas dan Jumlah Kesalahan

Banyak manajer bisnis yang beranggapan bahwa peningkatan kualitas pasti dibarengi dengan peningkatan biaya sehingga kualitas yang lebih  tinggi berarti biaya yang lebih tinggi pula. Pandangan seperti ini  dipertanyakan oleh para pioner kualitas.

Juran meneliti aspek ekonomis dari  kualitas dan menyimpulkan bahwa manfaat kualitas jauh melebihi biayanya.  Feigenbaum memperkenalkan total quality control (TQC) dan  mengembangkan prinsip bahwa kualitas merupakan tanggung jawab setiap  orang.

Sementara, Crosby mengajukan konsepnya yang terkenal, yaitu  'quality is free', maksudnya produk tidak boleh ada yang cacat atau rusak. 

Dewasa ini, ada tiga kategori pandangan yang berkembang di antara para  praktisi mengenai biaya kualitas, yaitu sebagai berikut:

1.      Kualitas yang makin tinggi berarti biaya yang semakin tinggi pula. Atribut kualitas, seperti kinerja dan karakteristik tambahan  menimbulkan biaya  yang lebih besar dalam hal tenaga kerja, bahan baku, desain, dan sumber daya ekonomis lainnya.  Manfaat tambahan dari peningkatan kualitas tidak dapat  menutupi biaya tambahan.

2. Biaya peningkatan kualitas lebih rendah daripada penghematan yang dihasilkan. Pandangan ini dikemukakan pertama kali oleh  Deming dan dianut oleh para pemanufaktur Jepang.  Penghematan dihasilkan dari berkurangnya tingkat pengerjaan  ulang, produk cacat, dan biaya langsung lainnya yang berkaitan  dengan kerusakan. Pandangan inilah yang menjadi landasan  bagi perbaikan berkesinambungan pada perusahaan-perusahaan  Jepang.

3. Biaya kualitas merupakan biaya yang besarnya melebihi biaya yang terjadi bila barang atau jasa dihasilkan secara benar sejak  saat pertama (exactly right the first time) produksi. Pandangan  ini dianut oleh para pendukung filosofi TQM. Biaya tidak hanya  menyangkut biaya langsung, tetapi juga biaya akibat kehilangan  pelanggan, kehilangan pangsa pasar, dan banyak biaya  tersembunyi lainnya serta peluang yang hilang dan tidak  teridentifikasi oleh sistem akuntansi biaya modern.

Menurut Juran, struktur biaya kualitas sangat dipengaruhi oleh  interaksi antara keempat jenis biaya kualitas, yaitu biaya pencegahan, biaya  penilaian, biaya kerusakan internal, dan biaya kerusakan eksternal.

Biaya  pengendalian, yaitu biaya pencegahan dan penilaian meningkat seiring  dengan peningkatan kulitas, sedangkan biaya kegagalan (internal dan  eksternal) menurun seiring dengan peningkatan kualitas. Hubungan ini  apabila digambarkan akan menjadi kurva biaya kualitas total yang berbentuk huruf U.

Juran menyarankan agar manajemen dapat menemukan  level atau tingkat kualitas (jumlah kerusakan) yang tepat sehingga akan  meminimumkan biaya kualitas total.

Paradigma yang diungkapkan oleh Juran tersebut merupakan paradigma tradisional. Hal ini dikarenakan paradigma tersebut beranggapan  bahwa kesalahan tidak dapat dihindari sehingga sangatlah mahal biaya yang  dikeluarkan untuk memperbaiki semua kerusakan.

Sebaliknya, TQM  berpendapat bahwa zero defect seharusnya menjadi sasaran perusahaan.  Perusahaan seharusnya menganalisis penyebab semua kesalahan dan  mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

Berdasarkan pendekatan tradisional, biaya terendah dicapai pada tingkat nonzero defect.

Pendukung pandangan ini berpendapat bahwa biaya  untuk mengatasi kesalahan meningkat dengan  semakin  banyaknya  kesalahan yang terdeteksi dan berkurang apabila ada sedikit yang dibiarkan. 

Sebaliknya, TQM berpendapat bahwa biaya terendah dicapai pada  tingkat zero defect.

Pendukung pandangan ini berpendapat bahwa meskipun  kesalahan yang ada itu berjumlah besar, tetapi hal ini tidak memerlukan  lebih banyak biaya untuk memperbaiki kesalahan yang terakhir tersebut  dibandingkan dengan mengoreksi kesalahan yang pertama.

Oleh karena itu,  biaya total akan menurun terus sampai kesalahan terakhir diatasi. Dalam hal ini TQM berpendapat bahwa quality is free.

Biaya kualitas  didefinisikan sebagai metodologi yang memungkinkan organisasi menentukan sejauh mana sumber dayanya digunakan untuk aktivitas yang mencegah kualitas buruk, yang menilai kualitas produk atau layanan organisasi, dan yang diakibatkan oleh kegagalan internal dan eksternal.

Dengan memiliki informasi tersebut, organisasi dapat menentukan potensi penghematan yang dapat diperoleh dengan menerapkan perbaikan proses.

Biaya kualitas dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu sebagai  berikut:

1. Biaya pencegahan (prevention cost)
2. Biaya deteksi/penilaian (detection/appraisal cost)
3. Biaya kegagalan internal (internal failure cost)
4. Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)


Biaya Pencegahan

Biaya ini merupakan biaya yang terjadi untuk mencegah kerusakan  produk yang dihasilkan. Biaya ini meliputi biaya yang berhubungan dengan  perancangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan sistem kualitas.

Ada beberapa macam biaya yang termasuk dalam kelompok biaya  pencegahan, yaitu sebagai berikut:

1. Biaya perencanaan kualitas ;Biaya perencanaan kualitas adalah biaya-biaya yang dikeluarkan  untuk aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan patokan rencana kualitas produk yang dihasilkan, rencana tentang keandalan, rencana  pemeriksaan, sistem data, dan rencana khusus dari jaminan kualitas.

2. Biaya tinjauan produk baru ;Biaya tinjauan produk baru adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk penyiapan usulan tawaran, penilaian rancangan baru dari segi  kualitas, penyiapan program percobaan, dan pengujian untuk menilai  penampilan produk baru serta aktivitas-aktivitas kualitas lainnya  selama tahap pengembangan dan praproduksi dari rancangan produk  baru.

3. Biaya rancangan proses atau produk; Biaya rancangan proses atau produk adalah biaya-biaya yang dikeluarkan waktu perancangan produk atau pemilihan proses  produksi yang dimaksudkan untuk meningkatkan keseluruhan  kualitas produk tersebut.

4. Biaya pengendalian proses; Biaya pengendalian proses adalah biaya-biaya yang dikeluarkan  untuk teknik pengendalian proses, seperti diagram pengendalian yang memantau proses pembuatan dalam usaha mencapai kualitas  produksi yang dikehendaki.

5. Biaya pelatihan; Biaya pelatihan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan, penyiapan, pelaksanaan, penyelenggaraan, dan  pemeliharaan program latihan formal masalah kualitas.

6.        Biaya audit kualitas;Biaya audit kualitas adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengevaluasi tindakan yang telah dilakukan terhadap rencana  kualitas keseluruhan.


Biaya Deteksi Penilaian

Biaya deteksi adalah biaya yang terjadi untuk menentukan apakah  produk dan jasa sesuai dengan persyaratan-persyaratan kualitas. Tujuan  utama fungsi deteksi ini adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan dan  kerusakan sepanjang proses perusahaan, misalnya mencegah pengiriman  barang-barang yang tidak sesuai dengan persyaratan kepada para pelanggan. 

Yang termasuk dalam jenis deteksi ini antara lain adalah sebagai berikut.

1. Biaya pemeriksaan dan pengujian bahan baku yang dibeli; Biaya ini merupakan biaya yang dikeluarkan untuk memeriksa dan menguji kesesuaian bahan baku yang dibeli dengan kualifikasi  yang tercantum dalam pesanan.

2. Biaya pemeriksaan dan pengujian produk;Biaya ini meliputi biaya yang terjadi untuk meneliti kesesuaian hasil produksi dengan standar perusahaan, termasuk meneliti  pengepakan dan pengiriman.

3.       Biaya pemeriksaan kualitas produk; Biaya ini meliputi biaya untuk melaksanakan pemeriksaan  kualitas produk dalam proses maupun produk jadi.

4.      Biaya evaluasi persediaan; Biaya ini meliputi biaya yang terjadi untuk menguji produk di  gudang, dengan tujuan untuk mendeteksi terjadinya penurunan kualitas produk selama di gudang.


Biaya Kegagalan Internal

Biaya kegagalan internal adalah biaya yang terjadi karena ada  ketidaksesuaian dengan persyaratan dan terdeteksi sebelum barang atau jasa  tersebut dikirimkan ke pihak luar (pelanggan).

Pengukuran biaya kegagalan  internal dilakukan dengan menghitung kerusakan produk sebelum  meninggalkan perusahaan.

Biaya kegagalan internal terdiri atas beberapa jenis biaya, yaitu  sebagai berikut:

a.      Biaya sisa bahan (scrap);Biaya ini adalah kerugian yang terjadi karena adanya sisa bahan baku yang tidak terpakai dalam upaya memenuhi tingkat kualitas yang  dikehendaki. Bahan baku yang tersisa karena alasan lain (misalnya  keusangan, overrun, dan perubahan desain produk) tidak termasuk  dalam kategori biaya ini.

b.      Biaya pengerjaan ulang; Biaya ini meliputi biaya ekstra yang dikeluarkan untuk melakukan proses pengerjaan ulang agar dapat memenuhi standar  kualitas yang disyaratkan.

c.       Biaya untuk memperoleh bahan baku; Biaya ini meliputi biaya-biaya tambahan yang timbul karena adanya aktivitas menangani penolakan (rejects) dan pengaduan  (complaints) terhadap bahan baku yang telah dibeli.

d.       Factory contact engineering cost ;Biaya ini  merupakan  biaya yang berhubungan dengan  waktu yang digunakan oleh para ahli produk yang terlibat dalam masalah-  masalah produksi yang menyangkut kualitas. Misalnya, bila  komponen atau bahan baku suatu produk tidak memenuhi spesifikasi  kualitas, maka ahli produk atau produksi akan diminta untuk menilai  kelayakan perubahan spesifikasi produk tersebut.


Biaya Kegagalan Eksternal

Biaya kegagalan eksternal adalah biaya yang terjadi karena produk  atau jasa gagal memenuhi persyaratan-persyaratan yang diketahui setelah  produk tersebut dikirimkan kepada para pelanggan. Biaya ini merupakan  biaya yang paling membahayakan karena dapat menyebabkan reputasi  perusahaan buruk, kehilangan pelanggan, dan penurunan pangsa pasar.

Biaya kegagalan eksternal terdiri atas beberapa macam biaya, di  antaranya adalah sebagai berikut:

a.      Biaya penanganan keseluruhan selama masa garansi
Biaya ini meliputi semua biaya yang terjadi karena adanya keluhan-keluhan tertentu, sehingga diperlukan pemeriksaan,  reparasi, atau penggantian/penukaran produk.

b.      Biaya penanganan keluhan di luar masa garansi
Biaya ini merupakan biaya-biaya yang berkaitan dengan keluhan-keluhan yang timbul setelah berlalunya masa garansi.

c. Biaya Pelayanan produk
Biaya ini adalah keseluruhan biaya pelayanan produk yang  diakibatkan oleh usaha untuk memperbaiki ketidak sempurnaan atauuntuk pengujian khusus, atau untuk memperbaiki cacat yang bukan  disebabkan oleh adanya keluhan pelanggan. Biaya jasa instalasi atau kontrak pemeliharaan tidak termasuk dalam kategori biaya ini.

d. Biaya Product liability
Biaya ini merupakan biaya yang timbul sehubungan dengan  jaminan atau pertanggungjawaban atas kegagalan memenuhi standar kualitas (quality failures).

e.      Biaya penarikan kembali produk
Biaya ini timbul karena adanya penarikan kembali suatu produk  atau komponen produk tertentu. Biaya kegagalan internal dan eksternal tidak perlu terjadi bila tidak ada kerusakan.

(Bersambung)