Seminar yang Bikin Deg-Degan

Saya deg-degan sejak sore hingga malam ini. Membayangkan bagaimana repotnya dokter Adi Suryanto menyiapkan seminar online di RSAL dr Ramelan Surabaya, Jumat pagi ini.

Seharusnya saya dan satu orang lagi ada di Surabaya malam ini. Membantunya menyiapkan perangkat video conference untuk seminar itu.

Tapi komunikasi saya dengan Pak Dokter memang kurang lancar. Rabu pagi ada yang menelepon saya. Tapi saya sedang presentasi. Kebetulan nomornya juga tidak saya kenal. Saya tidak menelepon balik.

Rabu menjelang tengah malam, saya buka Facebook. Eh, ada inbox. Dari Pak Dokter. Mengabarkan permintaan bantuan untuk menyelenggarakan webinar di RSAL dr Ramelan Surabaya.

Segera saya balas pesannya, sembari meminta maaf. Mungkin Pak Dokter sudah istirahat. Balasan saya tidak direspon. Sampai Kamis pagi.

Sebelum presentasi di kantor Dinas Lingkungan Hidup Provinsi Jawa Barat, saya kirimkan pesan pendek: hubungi saya melalui nomor telepon atau whatsapp.... 

Menjelang senja Pak Dokter baru menelepon. Rupanya sibuk rapat seharian. Lebih tepatnya, Pak Dokter berkonsultasi bagaimana cara menyiapkan siatem video conference.

Mendengar penjelasan Pak Dokter, saya menyimpulkan bahwa persiapannya masih jauh dari memadai. Padahal seminarnya akan dihadiri 200 orang. Juga akan diikuti dokter-dokter di 30 rumah sakit lainnya di Indonesia.

Saya kemudian menawarkan, apakah bersedia saya bantu dengan mengirimkan tim ke Surabaya. Minimal satu orang operator seminar jarak jauh yang berpengalaman. Syukur-syukur saya bisa ikut.

Pak Dokter setuju. Tapi masalah belum selesai. Justru persetujuan itulah awal masalah baru.

Tiket pesawat Jakarta - Surabaya habis. Semua kelas ludes. Tiket kereta juga habis. Termasuk yang kelas premium seharga Rp 1,25 juta itu. Entah ada acara apa di Surabaya sampai-sampai tiket weekday pun tidak ada lagi.

Saya coba cari tiket kereta api dari Bandung ke Surabaya. Siapa tahu ada. Ternyata kosong! Tiket pesawat terbang pun sama saja.

Sudah pukul 17:00. Tim Jakarta saya minta berangkat ke Stasiun Gambir. Go show. Siapa tahu nasibnya beruntung. Ternyata ludes juga. "Tunggu di depan loket refund. Siapa tahu ada penumpang batal," kata saya.

Sambil menunggu kabar baik dari Satiun Gambir, saya undang Pak Dokter untuk bergabung dengan siatem video conference yang sudah online.

Ting tung! 

Wajah Pak Dokter pun nongol di layar smartphone saya. "Kita siapkan plan C ya Pak Dokter. Jaga-jaga kalau tidak dapat tiket ke Surabaya. Tapi seminar online harus tetap berjalan," jelas saya.

Dalam perencanaan darurat, seminar online di RSAL dr Ramelan Surabaya itu akan saya atur dari kantor Jakarta. Saya akan menjadi pengendali traffic antarpesrta. Saya yang akan mengendalikan bahan-bahan presentasi para pembicara. 

Jadi di lokasi acara, Pak Dokter hanya perlu mengelola semina. Seperti biasanya. "Kirimkan rundown acara dan materi presentasinya ya Pak," pesan saya.

Saat saya tulis artikel ini, Pak Dokter masih sibuk berbelanja. Ada beberapa peralatan elektronika yang harus disediakan kalau-kalau tim saya gagal berangkat ke Surabaya.

Begitulah serunya mengelola jasa seminar online. Banyak hal yang terjadi di luar dugaan. Menjadi tugas saya untuk memastikan seminar online tetap bisa berjalan. Walau dengan banyak keterbatasan. (***)