Supply Chain Seri 27: Strategi Pengurangan Biaya Pengadaan Barang dan Jasa (Bagian Kedua)

Perhatian utama perusahaan mana pun adalah bagaimana mengurangi biayanya, karena setiap pengurangan biaya akan menghasilkan keuntungan.

Namun, pengurangan biaya harus dilakukan tanpa mempengaruhi loyalitas pelanggan atau mengurangi kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjangnya.

Oleh karena itu, permasalahan sebenarnya adalah bagaimana secara hati-hati mengurangi biaya-biaya yang diperlukan sambil mempertahankan organisasi yang kuat.

Analisa Pengurangan Biaya menunjukkan bagaimana melakukan hal ini.

Dalam Analisa Pengurangan Biaya memberikan penjelasan tentang berbagai alat pengurangan biaya dan masalah yang terkait dengan penggunaannya, dan kemudian menjelaskan berbagai bentuk pengurangan biaya.

Patut di cermati bahwa pengeluaran biaya yang utama dalam organisasi Perusahaan adalah  di bagian bagian seperti bagian penjualan dan pemasaran, produksi, pengadaan , payroll, asset dan tunjangan.


Alasan Pengurangan Biaya

Program pengurangan biaya yang berkelanjutan bukanlah pilihan bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif dalam jangka panjang, karena program ini menghadapi banyak masalah yang dapat berdampak negatif terhadap keuntungannya.

Penurunan Pendapatan
Kebutuhan akan pengurangan biaya dimulai dari pendapatan. Jika produk dan layanan perusahaan mengalami penurunan harga yang signifikan, maka biaya juga harus turun untuk mengimbanginya.

Penting untuk menguji perkiraan penjualan dengan berbagai skenario terburuk untuk melihat apa yang akan terjadi pada profitabilitas jika terjadi penurunan harga yang besar.

Pilihan lainnya adalah dengan mengamati kinerja perusahaan lain yang berlokasi di industri yang sama atau tangensial untuk mengetahui sejauh mana elastisitas harga. Penurunan harga yang cepat merupakan masalah khusus ketika hambatan masuk yang ada rendah, sehingga pesaing baru dapat dengan mudah memasuki pasar dan menurunkan harga.

Penurunan harga juga dapat terjadi ketika biaya tetap merupakan bagian besar dari struktur biaya produk, sehingga perusahaan mempunyai insentif untuk mengisi kapasitas yang tersedia dengan menurunkan harga.

Dalam jangka pendek, harga juga turun ketika ada banyak persediaan yang tidak terjual membanjiri pasar.

Dalam semua kasus ini, penurunan pendapatan bisa sangat parah sehingga perusahaan yang awalnya kebanjiran keuntungan tiba-tiba mendapati dirinya berada dalam posisi kerugian yang signifikan.


Basis Biaya Tetap

Sebuah perusahaan mungkin mempunyai basis biaya tetap yang sangat besar, mungkin karena tindakan membuat stabil pada otomatisasi tingkat tinggi, atau hanya karena pasar memerlukan banyak peralatan agar dapat bersaing.

Basis biaya tetap yang tinggi berarti bahwa perusahaan harus beroperasi pada persentase kapasitas yang relatif tinggi untuk menghasilkan keuntungan.

Hal ini merupakan masalah besar dalam industri dimana setiap perusahaan mempunyai basis biaya tetap yang besar, karena perlambatan industri berarti harga akan turun drastis karena semua Perusahaan berusaha untuk menjaga tingkat kapasitas mereka tetap tinggi.

Program pengurangan biaya yang tekun dan berkelanjutan merupakan hal yang sangat baik cara untuk menghindari jebakan ini. Dengan basis biaya tetap yang lebih rendah dibandingkan pesaing, sebuah perusahaan jauh lebih mampu mengatasi kemerosotan industri dan bahkan mungkin mampu menarik pesaing yang belum memiliki kesadaran untuk terlibat dalam kampanye pengurangan biaya secara aktif.

Biaya Merayap naik

Jika tidak ada program aktif untuk mengurangi biaya, maka secara default biaya akan meningkat; mereka tidak akan stabil.

Semua faktor berikut bekerja secara paralel untuk meningkatkan biaya:

1. Kompleksitas. Proses selalu menjadi lebih kompleks dari waktu ke waktu, seiring dengan perluasannya hingga mencakup produk, layanan, dan situasi baru. Kompleksitas meningkatkan berbagai biaya, namun khususnya membutuhkan lebih banyak staf.

2. Inflasi. Biaya secara alami akan meningkat seiring dengan laju inflasi, namun hal ini tidak dapat diterima jika peningkatan pendapatan perusahaan tidak sejalan dengan inflasi.

3. Tradisi dan kelembaman. Secara umum, jika pengeluaran selalu ada terjadi, maka perusahaan akan melanjutkannya.

Jarang ada diskusi mengurangi biaya, hanya menambahnya.
Oleh karena itu, penurunan biaya merupakan masalah yang berbahaya dan berkelanjutan perlahan-lahan mengurangi profitabilitas perusahaan dengan kecepatan yang hampir tidak terlihat dalam jangka pendek.

Karena hal ini tidak terjadi secara tiba-tiba, manajemen tidak termotivasi untuk mengambil tindakan dalam jangka waktu yang lama, sehingga diperlukan upaya yang besar untuk kembali ke tingkat profitabilitas semula.


Kompleksitas Struktur Organisasi

Salah satu penyebab utama kelebihan biaya adalah adanya terlalu banyak lapisan manajemen. Setiap manajer memerlukan serangkaian laporan terpisah untuk memantau area tanggung jawabnya (yang membutuhkan waktu untuk dibuat) dan cenderung memperoleh staf pendukung.

Sebaiknya struktur manajemen suatu organisasi diratakan, sehingga lebih sedikit manajer yang mengawasi aktivitas karyawan dalam jumlah yang cukup besar. Pendekatan ini tidak hanya menghilangkan kompleksitas.

Hal ini menyebabkan terlalu banyak lapisan manajemen, namun juga membawa manajemen puncak lebih dekat ke tingkat operasional perusahaan.

Jumlah laporan yang berlebihan juga berkontribusi terhadap kompleksitas.

Masing-masing memerlukan pengumpulan data serta agregasi ke dalam laporan.

Sekalipun laporan dibuat dan didistribusikan secara otomatis dari database komputer, laporan tersebut mungkin masih membutuhkan waktu untuk membaca.

Sebuah laporan mungkin awalnya dibuat sebagai laporan satu kali dan berubah menjadi berkelanjutan. Atau mungkin terkait dengan proses yang tidak lagi digunakan.

Atau, mungkin dibuat untuk seseorang yang tidak lagi bekerja di perusahaan, dan diwarisi oleh penerusnya.

Semua alasan tersebut dapat menjelaskan adanya laporan-laporan yang tidak diperlukan lagi namun terus mengganggu karyawan.

Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa kompleksitas dapat muncul di berbagai tempat dalam suatu organisasi — dalam struktur organisasi, laporan, sistem, dan sebagainya.

Setiap jenis kompleksitas membawa serta peningkatan biaya yang hanya dapat dikurangi melalui upaya perubahan yang besar dan berkelanjutan.


Akuisisi

Biaya kompleksitas muncul khususnya ketika sebuah perusahaan mulai mengakuisisi bisnis lain. Pihak yang diakuisisi jarang melayani pasar yang sama atau memiliki struktur perusahaan yang sama atau menawarkan produk yang sama.

Akibatnya, pihak pengakuisisi harus menciptakan struktur perusahaan secara keseluruhan yang mengintegrasikan dua bisnis berbeda, yang umumnya menghasilkan entitas gabungan yang kurang optimal dibandingkan bisnis aslinya.

Jika permasalahan ini diperluas ke sejumlah besar akuisisi, maka biaya kompleksitasnya akan semakin besar.

Namun, ada satu kasus di mana strategi akuisisi bisa lebih rendah biaya. Hal ini terjadi ketika pihak pengakuisisi secara khusus mencari perusahaan target yang memiliki biaya lebih rendah daripada pihak pengakuisisi dan membelinya secara khusus untuk menyebarkan pengetahuan berbiaya rendah tersebut ke seluruh organisasi.

Hal ini memerlukan kemampuan luar biasa untuk memaksa perubahan di seluruh organisasi.
Kemitraan

Suatu perusahaan mungkin mempunyai berbagai kemitraan, seperti untuk penelitian dan pengembangan, atau untuk distribusi produksi, atau untuk tenaga penjualan independen. Masing-masing kemitraan ini memerlukan waktu bagi manajemen untuk memantaunya sehingga meningkatkan biaya sampai batas tertentu.

Kemitraan ini mungkin sudah ada sejak lama dan mungkin dilanjutkan lebih karena tradisi dibandingkan karena keuntungannya.

Karena biaya yang terkait, semua perjanjian kemitraan harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh keuntungan yang wajar.

Tanda peringatan utama dalam tinjauan ini adalah kemitraan apa pun yang dikategorikan sebagai “strategis,” terutama jika kemitraan tersebut belum menghasilkan keuntungan sejak awal berdirinya.

Kemitraan strategis biasanya mendapat dukungan dari manajer tingkat senior sehingga tidak mudah diabaikan, namun biaya berkelanjutannya harus dibuang dicatat.