Selamatkan Dokumen Perbatasan Negara, BNPP Sosialisasikan Produk Hukum Kearsipan

Jakarta, MERDEKANEWS -- Badan Nasional Pengelola Perbatasan (BNPP) mulai menyosialisasikan produk hukum Peraturan BNPP Nomor 1 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Sekretariat Tetap BNPP. Beleid tersebut telah masuk ke dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN). 

Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Kepegawaian (HOK) BNPP, Gutmen Nainggolan dalam keterangan pers yang diterima merdekanews.co pada Selasa, menjelaskan bahwa Peraturan BNPP Nomor 1 tentang Penyelenggaraan Kearsipan ini merupakan pedoman kebijakan dalam pengelolaan arsip.

Baik pada unit pengolah dan unit kearsipan untuk mengacu pada peraturan Badan atau Intitusi yang dimaksud, pada lingkungan Sekretariat Tetap BNPP.

Dengan kebijakan ini, diharapkan dapat mendorong dan memfasilitasi atau menjadi acuan dalam terciptanya kebijakan dan program pengelolaan batas wilayah negara dan pembangunan kawasan perbatasan negara secara terintegrasi dan terpadu. 

Selanjutnya, sambung Gutmen, diharapkan dengan telah dilaksanakan sosialisasi peraturan badan ini merupakan salah satu evidence/data dukung audit kearsipan utamanya dalam pengawasan kearsipan pada aspek kebijakan lembaga pencipta arsip dalam hal ini BNPP. 

"Kami telah mengadakan rapat sosialisasi produk hukum terkait Peraturan BNPP No 1 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan BNPP. Rapat bertujuan untuk memberikan sosialisasi pedoman pengelolaan arsip terhadap unit pengolah pada Biro dan Asisten Deputi serta Pos Lintas Batas Negara (PLBN))," jelas Gutmen yang saat ini menjabat Pelaksana Harian (Plh.) Deputi Bidang Pengelolaan Potensi Kawasan Perbatasan. 

Sementara itu, Arsiparis Ahli Utama, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Dwi Mudalsih, menjelaskan tentang urgensi dan implementasi penyelenggaraan kearsipan.

Menurut Dwi, ada beberapa permasalahan yang bisa membuat lembaga, instansi harus lebih peduli terhadap kearsipan. Hal yang masih sering terjadi adalah hilangnya beberapa arsip atau dokumen negara di mana mana. 

Selain itu, aset negara yang tidak didukung bukti kepemilikan juga masih banyak, dan pengelolaan arsip yang tidak sesuai dengan kaidah kearsipan yang akan berdampak pada arsip sulit ditemukan dan pelayanan lambat. 

"Dan inilah akhirnya yang menyebabkan arsip tidak berdayaguna sehingga membuat tidak efisien. Selain itu yang sering terjadi penumpukan arsip terjadi di berbagai tempat," urainya. 

Untuk mencegah hal tersebut, lanjut Dwi, hal yang semestinya dilakukan adalah melaksankan Tertib Arsip yang terdiri atas 6 komponen. Enam komponen tersebut adalah kebijakan, organisasi, pengelolaan arsip, sumber daya manusia (SDM) kearsipan, prasarana dan sarana juga pendanaan. 

Ia juga menuturkan, Tertib Arsip dalam pengelolaan arsip menjadi kunci pada peraturan BNPP Nomor 1 Tahun 2023. Hal ini karena 80 persen berkaitan dengan pengelolaan arsip akan memberikan dukungan manajemen yang baik. Arsip sebagai dukungan manajemen sumber informasi dan rujukan untuk mengambil satu keputusan penting.

Selain itu, lanjut Dwi, arsip bisa sebagai bukti telah dilaksanakan akuntabilitas kinerja BNPP. Hal yang lebih penting dari semua perwujudan penyelenggaraan kearsipan adalah peningkatan pelayanan publik. 

"Penyelenggaraan kearsipan bagus, pasti bermuara pada pelayanan publik yang bagus. Mau Dibutuhkan apa saja siap!" tambahnya.

Dwi juga menegaskan, pengelolaan arsip juga memiliki peran yang sangat penting yakni penyelamatan memori lembaga BNPP. Memori lembaga ini yang akan menjadi titik simpang yang akan manjadi pewarna memori nasional tentang perbatasan negara.